Het onderzoek van de Ombudsman naar de behandeling door de Commissie van een verzoek om sms-berichten tussen de president en de CEO van een farmaceutisch bedrijf is een wake-up call voor alle EU-instellingen over het waarborgen van aansprakelijkheid in een tijdperk van instant messaging.
Een jaar na het eerste verzoek van een journalist heeft de Commissie nog steeds niet duidelijk gemaakt of er berichten zijn die betrekking hebben op grote deals voor de aanschaf van vaccins en of het publiek er recht op heeft deze te zien.
De Ombudsman had de Commissie, bij een bevinding van wanbeheer in januari, gevraagd de sms-berichten grondiger te doorzoeken.
In de recente reactie van de Commissie werd niet vermeld of zij rechtstreeks en correct naar de sms-berichten had gezocht en zo nee, waarom niet.
Hoewel in het antwoord werd erkend dat werkgerelateerde sms-berichten EU-documenten kunnen zijn, werd herhaald dat het interne beleid van de Commissie in feite is om sms-berichten niet te registreren.
De Ombudsman is gesloten het onderzoek en bevestigde haar bevinding van wanbeheer.
"Het antwoord van de Commissie op mijn bevindingen beantwoordde niet de fundamentele vraag of de sms-berichten in kwestie bestaan, noch verschafte het enige duidelijkheid over hoe de Commissie zou reageren op een specifiek verzoek om andere sms-berichten.” zei Emily O'Reilly.
“De behandeling van dit verzoek om toegang tot documenten laat de betreurenswaardige indruk achter van een EU-instelling die geen gehoor geeft aan zaken van groot openbaar belang.”
“Openbare toegang tot werkgerelateerde sms-berichten is een nieuw gebied voor de EU-administratie en moet inhoudelijk en te goeder trouw worden aangepakt. Dit onderzoek is een wake-up call voor alle EU-instellingen.”
"De recente onthullingen over lobbytactieken van een Amerikaanse multinational in Europa, waaronder gelekte sms-berichten, tonen de urgentie van deze kwestie voor overheidsdiensten." aldus de ombudsman.
Aanbevelingen voor het opnemen van werkgerelateerde tekstberichten
Los daarvan publiceert de Ombudsman vandaag, na informatie te hebben verzameld over de regels en praktijken met betrekking tot het opnemen van tekst en instant messages in de EU-administratie, praktische aanbevelingen om deze kwestie aan te pakken.
De aanbevelingen (zie de volledige lijst hier) zeg dat:
- Werkgerelateerde tekst en instant messages moeten worden erkend als EU-documenten.
- Er moeten technologische oplossingen komen om dergelijke berichten gemakkelijk op te nemen.
- Het personeel moet duidelijke richtlijnen hebben over hoe dergelijke berichten moeten worden opgenomen.
- Verzoeken om openbare toegang tot documenten die tekstberichten kunnen omvatten, moeten worden behandeld op een manier die rekening houdt met alle locaties waar dergelijke berichten kunnen worden opgeslagen.
Achtergrond
In april 2021 publiceerde de New York Times een artikel waarin het meldde dat de voorzitter van de Commissie en de CEO van een farmaceutisch bedrijf teksten hadden uitgewisseld met betrekking tot de aanschaf van COVID-19-vaccins. Dit was voor een journalist aanleiding om publiek toegang te vragen tot sms-berichten en andere documenten met betrekking tot de uitwisseling. Klager wendde zich tot de Ombudsman nadat de Commissie niet had vastgesteld dat sms-berichten binnen de reikwijdte van zijn verzoek vielen.
Uit het onderzoek van de Ombudsman bleek dat de Commissie het kabinet van de president niet expliciet had gevraagd naar sms-berichten te zoeken. In plaats daarvan vroeg het haar kabinet om te zoeken naar documenten die voldoen aan de interne criteria van de Commissie voor opname - sms-berichten worden niet geacht aan deze criteria te voldoen. De Ombudsman constateerde dat dit neerkwam op wanbeheer en vroeg haar uitgebreider onderzoek te doen naar de sms-berichten.
Verordening 1049 / 2001, waarin het recht van het publiek op toegang tot EU-documenten wordt uiteengezet, definieert een document als: “elke inhoud, ongeacht het medium (geschreven op papier of opgeslagen in elektronische vorm of als geluids-, visuele of audiovisuele opname) met betrekking tot een aangelegenheid die verband houdt met het beleid, de activiteiten en de beslissingen die onder de verantwoordelijkheid van de instelling vallen”.
